Kurumsallaşma Kavramı
Kurumsallaşma bir kurumun, bir kuruluşun, işletmenin veya markanın şahıslara bağımlı olmadan faaliyetlerini sürdürebilmesi ve geliştirebilmesini sağlayan bir yapıya sahip olması işlemine denir.
Kurumsallaşma sistem haline gelebilmektir. Her sistemde olduğu gibi, şirketlerde de sistemin parçalarının, rollerinin ve görevlerinin belirlenmiş olması ve sistemin kendi bütünlüğü içinde işleyebilmesi gerekir.
Kurumsallaşma;
1- Amaçlara uygun bir örgüt yapısı oluşturulması;
2- İş ve görev tanımlarının yazılması;
3- İç yönetmeliklerin oluşturulması;
4- Yetki ve sorumlulukların dağıtılarak profesyonel bir yönetime geçilmesidir.
Kurumsallaşma, kısaca, kurumlarda operasyonel işlerin daha doğru, verimli ve sürdürülebilir bir şekilde işlemesini amaçlar. Kurumsallaşma, strateji, değerler ve ilkeler, politika ve prosedürler, net görev tanımları, amaca uygun organizasyon yapısı, bilgi işlem altyapısı, iş akışları ile ilgili yetki ve sorumlulukların tespiti gibi temel unsurların etkileşim içinde olduğu bir süreçtir.
Kurumsallaşma, en yalın anlatımla, konu ne olursa olsun her türlü etkileşim ve iletişimde belirli kuralların hakim olmasıdır. Diğer bir deyişle iş ile insan, iş ile teknoloji ve teknoloji ile insan arasındaki her türlü ilişkinin tanımlanması ve bunlara düzen getirilmesi olarak görmek mümkündür.
Kısacası Kurumsallaşma, iş-insan-teknoloji faktörlerini birleştiren, entegre eden bir kurum yönetim sistemidir. Günümüz dünyasında, Bilgi teknolojileri ile desteklenmeyen hiçbir kurumsallaşma çalışması kurumlar için sürdürülebilir bir değer yaratamaz.
Kurumsallık bir kurum büyümeye başladı noktadan itibaren oluşturulması gerek bir yapıdır. Bu noktaya kadar gelmemiş işletmelerin kurumsallık çabaları gerekmeyebilir fakat büyümeye hazırlık olarak tek bir çizgi belirlemeleri de faydalarına olacaktır. Kurumsallık belirli bir bürokrasi ve iş düzeni ve akışını sürdürmek için zorunlu kılar.
Kurumsallaşma için yapılması gerekenler şunlardır;
1- Görev ve iş tanımları net yapılmalıdır. Kurumsal kimlik tasarımı sade ve net olmalıdır.
2- Kurum içi kurallar ve yönetim belirlenmelidir.
3- Kurum içi iş akışı tespit edilmelidir.(personel, muhasebe düzeni, pazarlama ve satış)
4- Kurumun temel ilkeleri belirlenmelidir.
5- Yetki ve sorumluluklar tespit edilmeli ve verilmelidir,
6- Yetki ve sorumluluklar taşıyabilecek tecrübeli ve profesyonel kişilere verilmelidir.
7- Nihai kararlar istişare edilerek alınmalıdır.
Bilgi teknolojileri destekli yeni nesil kurumsallaşma projeleri, iş yapısını şu 3 bacak üzerine inşa etmelidir;
1- Ölçülebilir
2- Yönetilebilir
3- Sürdürülebilir
Uluslararası bir yapıyı hedefleyen, çoklu pazarlara hitap eden firmalar da; verinin en önemli değer olarak ortaya çıktığı günümüzde “Kurumsallaşma nedir ?” sorusuna şu yanıtları vermeye başlamışlardır:
1- Kayıt Birliği
2- Veri Analizi
3- Yönetimsel Göstergeler Üzerinden Karar
4- İyileştirme Hedefleri
5- Yönetsel Takip
6- Sonuçlarla Yönetim
7- Rekabet ile Karşılaştırma
8- Yeni Hedefler Koyma
9- Başarıyı Yeni Zeminlere Taşıma
Kurumsallaşma, bir kurumun sürdürülebilirliği için elzem olan araçları meydana getirmektir. Elbette, bir kurumun sürdürülebilirliği, insan ömrü ile sınırlı olmayacak şekilde yaşaması demektir. Kurumsallaşma, girişimcinin kendi hayatı ve iş yapış kapasitesiyle sınırlı kalmadan şirketin anonimleşmesi demektir. Yani, en azından sürdürülebilir hale gelmesi ile çağlar boyu devam etmesini sağlayacak araçları oluşturma sürecidir.
Bir kurumda iş yapış tarzını belirleyen ve başkalarının da buna adapte olmasını sağlayan en önemli unsurların, o şirketin stratejilerini, politikalarını, iş yapış biçimlerini sistematik bir biçimde dokümanlar haline getirmekten geçtiğini görüyoruz. Sürecin bu doğrultuda ilerlemesi için önem atfettiğimiz bir işin nasıl yapılması gerektiğine dair yazıyı oluşturmak şunu sağlıyor: Bir şirkette çalışanlar değiştiğinde eğer sıfırdan başlıyorsa, yeni gelenler kendi fikirleriyle yol bulmaya çalışıyorsa o şirkette kurumsallaşmadan bahsetmek mümkün olmuyor. Oysaki yeni gelen kişinin önünde talimatlar, politikalar, stratejiler; neyi nasıl yapacağına dair sadece yazılı metinler değil artık teknolojiyi de kullanarak görsel metinler, görüntülü sohbetler, videolar; bütün bunların dokümantasyonunun yapılmasıyla kurumsallaşma başlamış oluyor. Tabi ki, kurumsallaşma sadece bundan ibaret değil. Aynı zamanda bu yapıların kendini devamlı olarak iyileştirmesini de içinde barındırıyor. Çünkü bugün yaptığınız şey üç yıl, beş yıl, on yıl sonra eskimiş olacak, geçerliliğini kaybetmiş olacak. Dolayısıyla, şirketlerin sürekli bir yenileşme, sürekli bir inovasyon, sürekli bir ilerleme doğrultusunda kendilerini itmeleri gerekiyor. Bu da aslında sürekli kurumsal dönüşüm yaşamaları gerektiğini ortaya koyuyor. Aynı zamanda yalın felsefenin de temelini oluşturan bu düşünce, yalın yönetim veya genel anlamda yönetimde inovasyon olarak da ele alınabilir. Nihayetinde, tüm bunlar kurumsallaşmanın özünü oluşturuyor diyebiliriz.
Kurumsallaşma temel olarak beş adımda gerçekleşmektedir.
1- Şirkette vizyon-misyon
2- Şirketin üst yönetim yapısının şekillendirilmesi
3- İnsan kaynaklarının yapılandırılması
4- Yönetim metrikleri setinin hazırlanması
5- Dijital dönüşüm
Kurumsallaşma dinamik bir süreçtir ve beş adım sürekli kendini yenilemelidir.
Şirketimizin geleceğini, işleyişini kurgulamak adına belirlememiz gereken ve bu işin kurucuları olan şirket partnerlerinin hemfikir olması gereken bazı kurallar bütünü ve ilkeleri olmak zorundadır. Bu ilkeleri beraber konuşmak, karşılıklı fikirlerle zenginleştirmek, karşılıklı çekincelerin giderilmesi ve bu giderilen çekinceler ile hemfikir olunan ana ilkelerin bir yazılı metne dökülmesi, vizyon ve misyonun ruhunu oluşturur. Bazen paydaşlarımızla konuştuğumuzda vizyon ve misyonun sadece metinsel bir belgeye indirgendiğini görüyoruz. Üzülerek, bunun doğru olmadığını gözlemliyoruz. Çünkü mevzu yalnızca yazılı metin hazırlamak değil. O yazılı metni şirketin birimleri içselleştirmediğinde ve uygulama yönünde kararlı olmadıklarında yapılan çalışma hükümsüz olacaktır.
Vizyon ve misyonu ortaya koyma çalışmasının en önemli aşaması, yazılı metin çıktıktan sonraki kısım değildir. O yazılı metne gelene kadar, işin paydaşlarını bir masa etrafında oturtup, o paydaşların şirketleriyle, varlıklarıyla, farklı işleriyle alakalı temel bakış açılarını ve düşünce farklılıklarını o masaya dökmelerini sağlamak. Sonuç olarak, o masadan hepsinin birbirlerini anlayıp, total fikri geliştirecekleri bir çözümle çıkmak; işte bunu konuşmak, vizyon-misyon oluşturmanın kalbi diyebileceğimiz değerdedir. Metin ise o kalbin yanındaki damarlardır. Elbette kalp olmadan damarların bir işlevi olamaz. O kalbi oluşturmak, toplanılan masa etrafında uygun bir moderasyonla, uygun tekniklerle hem yönetim biliminden hem de psikolojiden anlayarak ve hukuk biliminden faydalanarak fikirleri anlamlı şekilde bir araya getirmekle mümkün oluyor. Türkiye ‘de baktığımızda, vizyon ve misyonu ortaya koyma işinin ne kadar hayati olduğunun şirketlerimizde yerleşmeye başladığını görüyoruz. Önceden, sıradan bir iş olarak görülürdü, böylece üzerinde pek kafa yorulmazdı. Bu nedenle de şirketin birimlerini aynı amaçlar doğrultusunda kanalize etmek oldukça zorlaşırdı. Artık, farklı yönetim araçlarının da devreye girmesiyle, vizyon-misyon oluşturma konusunu şirketlerin gerektiği gibi ciddiye aldığını biliyoruz.
Şirketin Üst yönetim yapısının belirlenmesi; bir şirketin kuruluş amacının ne olduğunu Türkiye'de şirketler öncelikle ailesini geçindirmek için kuruluyor,bunu yaparkende kim neyden sorumlu olacak üst yönetim olarak ,ortaklar aile üyeleri hangisi ne işe bakacak çok konuşulmadığından temel gaye ne yapıp edip para kazanalım ve ailemizin geçimini sağlayalım.Fakat yıllar ilerledikçe organizasyon büyüdüğü zaman üst yönetimin yetersiz kaldığı alanlar olduğunu dışardan gözlemliyoruz.şirketlerin en önemli sorunlarından bir tanesi de bunu kendilerine itiraf edememeleri bunu ihtiyacını belirleyen şirketlerin hızlıca yol aldığını görebiliyoruz,bunun farkına varamayanlar ise kendi aralarındaki iç çekişmelerle ciddi zamanlar kaybediyorlar.
Üst yönetim yapısında yönetsel fonksiyonlar ile icra fonksiyonlarının ayrılması gerektiğine inanıyoruz bunu yapmanın çeşitli metodları var yönetim kurulu yapısı kurgulama ,yönetim kurulunun toplanma şekilleri,üye sayısı hangi konular görüşüleceği, ne sıklıkla toplanılacağı üyelerinin fonksiyonları, kimin üye olabileceği gibi alt başlıklardan bahsedebiliriz.şirketlerini kurumsallaştırma yönünde ileriye götürmek istiyorlarsa dünyada kabul görmüş kurumsal yönetim ilkelerine de atıfta bulunarak bağımsız yönetim kurulu üyeleri almalarını da tavsiye ediyoruz.Ki böylelikle farklı alanlardaki engin deneyime sahip insanların görüşlerini kendi görüşlerine aykırı olsada zenginlik olarak katabilecklerine inanıyoruz keza icra kurulu yapısı gibi şirket kurucularının da icranın içine dahil olduğu ilgili süreç sahiplerinin direktörlerin genel müdür yardımcılarının farklı fabrika müdürü gibi ünvanlarının dahil olacağı icranın başı ile ilgili kararların alınacağı bir kuruldan bahsediyoruz. farklı isimler verilebilir tek isim icra kurulu olmak zorunda değildir yönetim takımı,yönetim ekibi ,yönetim komitesi,icra komitesi dersiniz çok farklı isimler olabilir.Burada önemli olan kurumsallaşma adına yönetsel ve stratejik kararlarla icrasal yani operasyona dayalı kararları verecek ekiplerin ve yönetim takımlarının ayrılması gerekliliğidir.
